Sigtunamodellen - en öppen standard för säkra och kreativa möten

Idag lanseras Sigtunamodellen, en ny standard för att arrangera fysiska möten på ett tryggt sätt, trots Covid-19. Fjorton verktyg ger vägledning i allt från hur en workshop kan genomföras till hur hela konferensupplevelsen smittskyddsanpassas. Modellen har tagits fram av Destination Sigtuna tillsammans med mötesanläggningar i Sigtuna, professionella mötesledare från Hyper Island och epidemiologiprofessor Anders Ekbom från Karolinska Institutet. Verktygen är öppna och tillgängliga för alla.

Sigtuna har en lång historia som mötesplats, då det räknas som Sveriges första stad. Även det moderna Sigtuna är en flitigt besökt plats, då antalet hotellnätter per år är fjärde flest i Sverige.

-Våra mötesanläggningar har varit snabba på att anpassa sig efter rådande restriktioner och har arbetat aktivt för att minska smittspridningen. Våra mötesanläggningar är kända för att ligga i framkant så det känns väldigt bra att idag kunna presentera Sigtunamodellen. Det markerar ett stort steg framåt, inte bara för oss här i Sigtuna, utan för alla som vill arrangera säkra och kreativa möten säger Anna Lakmaker, vd för Destination Sigtuna.

Så fungerar Sigtunamodellen
Sigtunamodellen är en uppsättning verktyg för alla som vill arrangera säkra och kreativa fysiska möten. För att lyckas med detta lämnas rekommendationer kring två områden, praktisk säkerhet och kreativa övningar.

1. Praktisk säkerhet
Fysiska möten innebär mer än själva mötet i sig. Därför har Anders Ekbom, professor i epidemiologi, engagerats för att optimera en hel vistelse, inklusive logi och möten ur smittskyddshänseende. Rekommendationerna bygger i grunden på Svenska Mötens- och branschorganet Visitas rekommendationer, men har anpassats för att ta specifik hänsyn till konferenser, ledningsgruppsmöten, kickoffer och andra möten.

-Jag vill inte kalla mig någon corona-expert, men så länge alla rekommendationer efterföljs går jag absolut i god för Sigtunamodellen, säger Anders Ekbom, professor i epidemiologi vid Karolinska Institutet.

2. Kreativa övningar
Oberoende av Covid-19 kan möten vara olika effektiva. För att samtidigt höja kvaliteten på möten generellt har Sigtunamodellen kompletterats av kreativa mötesövningar från Hyper Island. Dessa har sedan anpassats för att minimera smittspridningen.

-Hyper Islands filosofi handlar om att skapa så bra och effektiva processer som möjligt. Även om vi förespråkar en balans mellan fysiska och digitala aktiviteter, så passar inte digitala möten alla personer och alla sammanhang. Med Sigtunamodellen har vi hittat ett sätt att hacka den rådande situationen och kan nu erbjuda processdesign för fler personer och företag, säger Helena Ekman, vd för Hyper Island Sverige.

Initialt innehåller Sigtunamodellen 14 verktyg, men modellen kommer att vidareutvecklas under de kommande månaderna baserat på företagens behov och eventuella uppdaterade rekommendationer från Folkhälsomyndigheten. Bland de 14 verktygen finns övningarna som hjälper företag med teamutveckling, kreativitet och innovation, effektiv feedback, strategi med mera.

Sigtunamodellen är finansierad av Region Stockholm och Sigtuna kommun. Samtliga övningar och utförliga instruktioner finns på sigtunamodellen.se, för fri användning.

Varför har Sigtunamodellen tagits fram?
Under våren har svenskarna arbetat mer hemifrån än tidigare. Många vittnar om fördelar i vardagen och allt fler ställer in sig på att även hösten kan komma att innefatta en hel del distansarbete[1]. Samtidigt höjs röster om att långsiktig utveckling är svårt att åstadkomma via en videolänk, särskilt då videomöten kan upplevas mer energikrävande än fysiska[2]. För att möta detta behov har Destination Sigtuna tillsammans med sina konferensanläggningar arbetat fram Sigtunamodellen:

- Vi människor är sociala varelser som presterar bäst i samspel med andra. Därför är det ingen överraskning att många börjat längta tillbaka till att ses fysiskt. Jag är väldigt stolt över att kunna presentera Sigtunamodellen, som är en öppen standard för säkra och kreativa möten, fri att använda för alla, säger Anna Lakmaker, vd för Destination Sigtuna.

Destination Sigtuna & Hyper Island
Covid-19 har inneburit att många mötesanläggningar tappat en stor del av sin intäkt. Under 2019 var Sigtuna den svenska kommun med fjärde flest hotellnätter i landet. Även samarbetspartnern Hyper Island, kommunikationsskolan som är internationellt känd för effektiva mötesprocesser har behövt göra stora förändringar i sitt arbetssätt kopplat till pandemin. Gemensamt för båda organisationerna är att de sett ett behov av att utveckla sättet företag och organisationer arbetar tillsammans. Samarbetet inleddes med syftet att ta fram nya lösningar för kreativt och utvecklande företagande under pågående eller framtida pandemier.

I Sigtuna är det trygga möten som gäller
Sigtunas hotell– och konferensanläggningar har sedan Covid-19-pandemins utbrott smittskyddsanpassat sitt arbetssätt och följer riktlinjerna Safe-to-visit, så att den praktiska säkerheten efterlevs*. Konferenser och möten kan dessutom anlita en professionell mötesledare med erfarenhet av att leda konferenser, ledningsgruppsmöten och kickoffer. Med denna personliga service säkerställs inte bara säkerheten, utan också effektiviteten, då samtliga från organisationen kan vara med som deltagare snarare än arrangörer.

*För mer information om Safe-to-visit, se sigtunamodellen.se

[1]Källa: https://www.sydsvenskan.se/2020-07-30/fortsatt-hemarbete-i-host-ar-mest-bra

[2]Källa: https://www.civilekonomen.se/aktuellt/__trashed-2/